Ein Zettel am Bindetisch, eine Notiz im Handy, eine Mail im Postfach: So gehen Aufträge verloren. Eine Auftragsverwaltung für die Floristik hält Kundenwunsch, Termin und Stand an einer Stelle fest.
Das spart Rückfragen und verhindert die klassischen Fehler: falscher Tag, falsche Adresse, vergessene Karte.
Was du pro Auftrag festhältst
- Kunde aus der Kundenkartei, mit Kontakt und Notizen
- Positionen: Gesteck, Strauß, Zubehör
- Abholung oder Lieferung mit Termin
- Foto und Notiz, etwa Kartentext oder Wunschfarben
- Zahlungsstatus: offen, Anzahlung oder bezahlt
Status statt Nachfragen
Jeder Auftrag trägt einen Status, vom Eingang bis zur Abholung. Wer am Tresen steht, sieht sofort, was fertig ist. Bei Bedarf geht eine Bestätigung per Mail an die Kundschaft, mit Foto.
Aufträge in die Planung einbeziehen
Große Aufträge beeinflussen den Einkauf. Wer Bedarf und Aufträge in einem System hat, plant die Disposition mit weniger Überraschungen.
Ein Beispiel: Drei Aufträge, ein Vormittag
Ein Anruf bestellt einen Strauß zum Geburtstag am Freitag, eine Kundin im Laden einen Tischschmuck für Samstag, ein Online-Auftrag kommt für Sonntag. Alle drei landen in derselben Liste, nach Termin sortiert. Die Bindereihenfolge ergibt sich von selbst, und Rückfragen entfallen.
Pflichtfelder für jeden Auftrag
- Name und Kontakt
- Termin und Art (Abholung oder Lieferung)
- Positionen mit Preis
- Notizen wie Kartentext oder Farbwunsch
Darauf kommt es bei der Auftragsverwaltung an
Eine Auftragsverwaltung nützt nur, wenn alle Aufträge darin landen. Vereinbare deshalb, dass nichts mehr auf Zetteln steht, auch nicht vorübergehend. Eine gemeinsame Liste kann nur zuverlässig sein, wenn sie vollständig ist.