Im Blumenladen werden Bestellungen oft auf Zetteln notiert, im Kalender vermerkt oder am Telefon mündlich vereinbart. Das funktioniert, bis zwei Personen dieselbe Bestellung annehmen, ein Zettel verschwindet oder die Kundin nachfragt, ob ihr Strauß fertig ist. Eine Bestellverwaltung macht aus verstreuten Notizen einen gemeinsamen Überblick.
Bestellung anlegen in wenigen Schritten
- Kunde wählen oder anlegen. Name, Kontaktdaten und, falls gewünscht, Notizen. Wiederkehrende Kundschaft ist mit einem Klick gefunden.
- Art der Bestellung festlegen. Abholung oder Lieferung. Davon hängt ab, welche Status zur Verfügung stehen und ob eine Adresse erfasst wird.
- Positionen hinzufügen. Artikel aus der Datenbank, mit Menge und Preis.
- Termin und Zahlungsstatus setzen. Datum, Uhrzeit und ob die Bestellung offen, angezahlt oder bezahlt ist.
- Speichern. Die Bestellung erscheint in der Übersicht und im Kalender.
Status: Von „Bestellt“ bis „Abgeschlossen“
Jede Bestellung durchläuft einen Ablauf, der auf die Bestellart zugeschnitten ist. Bei Abholungen: Bestellt, In Arbeit, Abholbereit, Abgeschlossen. Bei Lieferungen: Bestellt, In Arbeit, Unterwegs, Abgeschlossen. Außerdem gibt es Storniert. Eine Zusammenfassung zeigt dir, wie viele Bestellungen in welchem Status stehen. Beim Wechsel auf „Abholbereit“ oder „Unterwegs“ kann FlowerTag der Kundin eine Benachrichtigung schicken, auf Wunsch mit Foto des fertigen Straußes. Das spart Anrufe und gibt der Kundschaft Sicherheit.
Zahlungsstatus im Blick
Gerade bei größeren Aufträgen, etwa Hochzeiten oder Firmenkunden, ist wichtig, was schon angezahlt ist. Jede Bestellung trägt einen Zahlungsstatus: Offen, Anzahlung oder Bezahlt. In der Übersicht erkennst du offene Posten sofort und kannst nachfassen, bevor die Ware ausgeliefert wird.
Kundendaten und Historie
Jede Bestellung hängt an einem Kundenprofil. Dort siehst du frühere Bestellungen und Sträuße, die der Person zugeordnet wurden. Das ist die Grundlage für persönlichen Service: Du weißt, welche Blumen sie letztes Mal wollte, wann sie Geburtstag hat und welche Anlässe wiederkehren. Wiederkehrende Aufträge lassen sich als Blumenabo führen, große Anlässe als Event, siehe Hochzeitsblumen kalkulieren.
Online-Bestellungen automatisch übernehmen
Wenn du einen Shopify-Shop betreibst, werden Bestellungen im Pro-Tarif als Kundenaufträge übernommen. Du pflegst sie dann im selben System wie telefonische und Laden-Bestellungen. Siehe Shopify-Anbindung für Blumenläden.
Der Weg einer Bestellung
- Annehmen Kundin, Termin, Positionen und gegebenenfalls Kartentext erfassen.
- Anzahlung buchen Zahlungsstatus auf „Anzahlung“ setzen, wenn eine Anzahlung geleistet wurde.
- Binden Status „In Arbeit“ setzen, sobald die Bestellung bearbeitet wird.
- Bereitstellen Status „Abholbereit“ oder „Unterwegs“, Kundschaft kann benachrichtigt werden.
- Abschließen Status „Erledigt“ und Zahlung auf „bezahlt“.
Events, Hochzeiten und Reklamationen
Größere Aufträge wie Events und Hochzeiten laufen in einer eigenen Verwaltung, damit sie nicht in der Tagesliste untergehen. Kommt es zu einer Reklamation, dokumentierst du sie getrennt. So lässt sich später nachvollziehen, was passiert ist, und wiederkehrende Ursachen werden sichtbar.
Auftragszettel und Planung
Für den Bindetisch lässt sich ein Auftragszettel ausgeben, auf dem Positionen, Termin und Notizen stehen. In der Kalenderansicht siehst du, welche Tage voll sind. Das hilft bei der Personalplanung und bei der Disposition: Bestellungen für Samstag beeinflussen, was du am Donnerstag einkaufst.