Der 14. Februar fällt in eine ruhige Jahreszeit, und doch ballt sich an diesem Tag mehr Nachfrage zusammen als in vielen Wochen davor. Rosen sind knapp und teuer, Kunden wollen abholen oder liefern lassen, und jede Fehlkalkulation wiegt schwer, weil die Menge groß ist. Eine gute Valentinstag-Vorbereitung beginnt deshalb im Herbst und folgt einem festen Ablauf: Mengen schätzen, Einkauf sichern, Preise setzen, Bestellungen organisieren, Team einplanen.
Zeitplan: Was wann zu erledigen ist
| Zeitpunkt | Aufgabe | Hilfe in FlowerTag |
|---|---|---|
| Oktober bis November | Vorjahreszahlen ansehen, Mengen grob planen, Vorbestellungen beim Lieferanten besprechen | Auswertung nach Artikel und Zeitraum |
| Dezember | Sortiment und Preisstufen festlegen, Aktionssträuße entwerfen | Straußkalkulator mit Rezepten |
| Anfang Januar | Vorbestellungen annehmen, Abhol- und Lieferfenster definieren | Kundenbestellungen mit Status |
| Ende Januar | Einkaufspreise prüfen, Dispo anlegen | Disposition je Filiale |
| Eine Woche vorher | Preise anpassen, Etiketten drucken, Team einteilen | Druckkorb und Preisschilder |
| Am Tag selbst | Bestellungen abarbeiten, Status pflegen, Kundinnen benachrichtigen | Statusmeldungen per Mail |
Einkauf: Mengen planen, Preise im Blick behalten
Der Einkauf entscheidet, ob am Ende Marge bleibt. Rosen und andere Leitprodukte steigen zum Valentinstag im Preis. Wer erst spät bestellt, zahlt die Spitze. Wer zu viel bestellt, bleibt auf Ware sitzen, die nach dem 14. Februar kaum noch zu verkaufen ist. Lege deshalb in der Disposition früh eine Dispo für den Termin an, trage Mengen je Filiale ein und beobachte die Summen für EK-Einsatz und VK-Wert.
Die Auswertung der Vorjahre liefert Anhaltspunkte, ersetzt aber nicht deine Einschätzung: Wetter, Wochentag und lokale Besonderheiten verändern die Nachfrage. Der 14. Februar liegt jedes Jahr auf einem anderen Wochentag, und Berufstätige kaufen am Wochenende anders als unter der Woche.
Preise: Nachkalkulieren, bevor das Schild hängt
Wenn Einkaufspreise steigen, müssen die Verkaufspreise folgen. In FlowerTag pflegst du den Einkaufspreis am Artikel, prüfst die Marge in der Auswertung und passt den Verkaufspreis an. Für Sträuße nutzt du den Straußkalkulator: Du siehst sofort, wie sich höhere Rosenpreise auf den berechneten Preis auswirken, und wählst die passende Preisgruppe. Hinterlege Aktionssträuße als Rezept, damit sie im Hochbetrieb schnell zur Hand sind.
Vorbestellungen und Lieferungen organisieren
Am Valentinstag stehen gleichzeitig Abholungen und Lieferungen an. In der Bestellverwaltung legst du jede Bestellung mit Kunde, Positionen, Termin und Zahlungsstatus an und führst sie durch die Stufen Bestellt, In Arbeit, Abholbereit beziehungsweise Unterwegs, Abgeschlossen. Bei Abholbereit oder Unterwegs kann eine Benachrichtigung an die Kundin gehen, optional mit Foto. So entfallen Rückfragen am Telefon, und die Kundschaft weiß Bescheid. Mehr zum Thema: Kundenbestellungen im Blumenladen.
Team: Wer macht was?
- Aufgaben vorab verteilen: Binden, Verpacken, Auslieferung, Telefon.
- Zugriffsrechte klären: Wer darf Preise ändern, wer nur Bestellungen sehen? Siehe Rechteverwaltung.
- Prämien transparent machen, wenn du Mehrarbeit besonders honorieren willst: Prämien für Floristinnen.
Nach dem 14. Februar: Lernen für nächstes Jahr
Der Tag danach ist der beste Zeitpunkt für die Auswertung. Welche Sträuße liefen, welche blieben liegen? Wie viel wurde reduziert oder vernichtet? Dokumentiere Verluste mit Grund, siehe Schwund reduzieren, und sichere dir die Zahlen für die Planung im Herbst. Den Muttertag planst du nach demselben Muster: Muttertag planen.